Tất niên từ lâu trở thành sự kiện quan trọng không thể thiếu của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, công tác tổ chức luôn được đầu tư chuẩn bị kỹ lưỡng. Muốn tổ chức tiệc tất niên thành công như ý, tuyệt đối không thể thiếu checklist công việc cần làm trước, trong và sau chương trình. Vậy có những hạng mục tổ chức tiệc tất niên nào? Cùng tìm hiểu những chia sẻ từ Bạch Phong Event trong bài viết này nhé!

Tại sao cần checklist các hạng mục tổ chức tất niên?

Doanh nghiệp không có nhiều thời gian để chuẩn bị cho tiệc tất niên nếu đội ngũ thực sự không “hùng hậu”. Vì cuối năm là giai đoạn chạy đua cùng doanh số. Vậy nên, để biết được mình cần làm gì và theo dõi tiến độ thực hiện. Bạn phải lập bảng checklist công việc quan trọng từ sớm.

hang-muc-to-chuc-tiec-tat-nien-1
Checklist hạng mục tổ chức tiệc tất niên giúp công tác tổ chức dễ dàng hơn

Checklist hạng mục tổ chức tiệc tất niên có ý nghĩa lớn với những người làm sự kiện. Cụ thể:

  • Xác định và liệt kê ra những việc cần làm giúp bạn dễ dàng theo dõi và thực hiện hiệu quả. 
  • Chuẩn bị đầy đủ hạng mục, tránh tình trạng bị bỏ sót hay những rủi ro không mong muốn.
  • Checklist cụ thể giúp cân nhắc kỹ lưỡng và quyết định quy mô, chất lượng bữa tiệc.
  • Liệt kê các đầu việc giúp phân bổ chi phí hợp lý; Tiết kiệm ngân sách; Có kế hoạch chi tiêu rõ ràng.
  • Là cơ sở để ban tổ chức kiểm tra, rà soát các đầu việc trước khi chương trình diễn ra.

Bạch Phong Event chia sẻ checklist hạng mục tổ chức tất niên

Tùy vào mục đích, quy mô và ngân sách mà các hạng mục có thể khác nhau. Dưới đây là chia sẻ về checklist cơ bản nhất cho mọi chương trình tất niên. Do Bạch Phong Event – Công ty Tổ chức Sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu. Cùng theo dõi nhé!

Mục đích tổ chức tất niên

Mục đích tổ chức tiệc tất niên được xem như kim chỉ nam để định hướng tổ chức phù hợp. Do đó việc xác định mục đích là điều tiên quyết cần làm trước khi bắt đầu các công tác khác. Mỗi công ty sẽ đề ra những mục đích tổ chức khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung, mục đích cơ bản của tiệc tất niên vẫn là để tổng kết năm cũ, định hướng năm mới, gắn kết, khen thưởng danh hiệu cá nhân, tập thể xuất sắc trong năm.

hang-muc-to-chuc-tiec-tat-nien-2
Mục đích tổ chức tiệc tất niên là kim chỉ nam cho các công tác tổ chức tiếp theo

Ý tưởng và chủ đề – Hạng mục tổ chức tất niên không thể thiếu

Xác định ý tưởng và chủ đề vui nhộn, sôi động hay sâu lắng? Làm thế nào để mang đến những cảm xúc trọn vẹn nhất? Là hạng mục quan trọng tiếp theo sau mục đích tổ chức.

Ý tưởng tất niên mới lạ, thú vị là “bí quyết” để thu hút sự hứng thú tham gia của khách mời. Do đó, ý tưởng và chủ đề được xem như linh hồn của bữa tiệc tất niên. Quyết định sự thành công, cũng như những công việc cần chuẩn bị theo định hướng ý tưởng ban đầu. 

Thời gian và địa điểm tổ chức

Sự kiện nói chung và tiệc tất niên nói riêng không thể thiếu việc xác thời gian và địa điểm. Thời gian sẽ quyết định số lượng khách mời có đông đủ hay không. Địa điểm sẽ quyết định không gian, sức chứa và có thể hiện được hết ý tưởng tiệc tất niên hay không? Thế nên, chương trình muốn thành công phải lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp.

hang-muc-to-chuc-tiec-tat-nien-3
Nên lựa chọn địa điểm tổ chức có sức chứa phù hợp với số lượng khách mời

Ngân sách dự chi cho việc tổ chức tiệc tất niên

Ngân sách quyết định quy mô và chất lượng chương trình tất niên. Việc phân bổ ngân sách phù hợp từ ban đầu sẽ giúp chi tiêu hợp lý về sau. Vậy nên, ngân sách cũng là hạng mục quan trọng cần đưa vào checklist, thống kê rõ ràng. Checklist ngân sách cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tổ chức tất niên đáng kể.

Thiết bị âm thanh và ánh sáng trong tiệc tất niên

Sự kiện muốn lan tỏa bầu không khí chung đến mọi khách mời nhất định không thể thiếu âm thanh và ánh sáng. Đặc biệt, các thiết bị âm thanh và ánh sáng không sẵn có. Doanh nghiệp cần thuê ngoài từ sớm nên việc lên checklist hạng mục cần thuê là rất quan trọng. Để đảm bảo không bỏ sót bất cứ thiết bị nào.

Danh sách sách mời và chuẩn bị thiệp mời

Việc để sót khách mời là rủi ro không mong muốn, thường gặp trong mọi sự kiện. Để tránh rủi ro này, bạn cần lập danh sách khách mời đầy đủ. Đồng thời, chuẩn bị thiệp mời cũng là hạng mục có ý nghĩa quan trọng. Để người tham dự cảm nhận được họ là một “mảnh ghép” không thể thiếu của buổi tiệc. Thiệp mời càng chỉn chu, càng thể hiện thành ý đối với người được mời.

hang-muc-to-chuc-tiec-tat-nien-4
Checklist danh sách khách mời để đảm bảo không bỏ sót ai

Thực đơn – Hạng mục tổ chức tất niên quan trọng

Thực đơn chính là hạng mục khiến không ít người tổ chức tiệc tất niên phải đau đầu. Có người ăn chay, người ăn mặn, người khẩu vị ngọt, người khẩu vị nhạt,… Để “lấy lòng” được hết khách mời tham dự mà vẫn đảm bảo giá trị dinh dưỡng, vệ sinh an toàn. Bạn cần cân nhắc lựa chọn thực đơn tinh tế, đầy đủ món và phù hợp ngân sách.

Thiết kế sân khấu và trang trí tiệc tất niên

Trang trí không gian, sân khấu như thế nào cho đẹp mắt? Cần chuẩn bị những công dụng cụ nào, những chi tiết nào để trang trí? Những băn khoăn này sẽ được giải đáp rõ ràng khi bạn có một checklist hạng mục cụ thể. Không gian bữa tiệc, đặc biệt là sân khấu cần được thiết kế đẹp mắt, hài hòa và làm nổi bật ý tưởng, chủ đề ban đầu.

Người dẫn chương trình là ai?

Lựa chọn người dẫn chương trình cũng là hạng mục cần được đầu tư chuẩn bị. Bởi lẽ, họ chính là người dẫn dắt cả chương trình tất niên. Cũng là người linh hoạt xử lý các sự cố không mong muốn. Ngoài ra, nên lựa chọn người dẫn có chất giọng rõ nghe để đảm bảo việc truyền đạt thông tin tốt.

hang-muc-to-chuc-tiec-tat-nien-5
Người dẫn chương trình là người dẫn dắt quyết định thành công của sự kiện

Danh sách quà tặng – Hạng mục tổ chức tất niên cần thiết

Một chương trình tất niên có quà tặng cho khách mời bao giờ cũng hấp dẫn hơn. Đó có thể là những món quà lưu niệm liên quan đến công ty. Hay những món quà handmade ý nghĩa. Tùy ngân sách và nhân lực mà quyết định món quà phù hợp. 

Ngoài ra, quà tặng dành riêng cho khách mời đặc biệt hay những cá nhân, tập thể xuất sắc gồm những gì? Cần chuẩn bị như thế nào? Tất cả đều cần được checklist cụ thể, chu đáo từ trước.

Phương án và chi phí dự phòng

Mọi sự kiện và kể tất niên chắc chắn sẽ không tránh khỏi những rủi ro xảy đến bất ngờ. Những sự cố khó dự báo trước như vấn đề về thời tiết, âm thanh ánh sáng,… Do đó, một phương án dự phòng với khoản chi phí dự phòng tương ứng là điều rất cần thiết. 

Như vậy, bài viết trên đây đã điểm qua checklist hạng mục tổ chức tiệc tất niên đầy đủ. Hy vọng với những chia sẻ trên có thể giúp bạn san sẻ nỗi lo nên bắt đầu từ đâu? Giúp bạn lên ý tưởng và kế hoạch chi tiết, đầy đủ cho bữa tiệc. Cũng như giải đáp thắc mắc cần làm gì để tổ chức tất niên thành công. 

hang-muc-to-chuc-tat-nien-6
Phương án dự phòng để kịp thời thay thế khi có rủi ro bất ngờ xảy ra

Để tổ chức một chương trình tất niên hoàn hảo không phải điều dễ dàng. Với những doanh nghiệp nhỏ, không đủ nhân sự, nên thuê dịch vụ tổ chức tiệc tất niên bên ngoài. Bởi nếu không có sự chuẩn bị sẽ rất dễ dẫn đến nhiều rủi ro. Bạch Phong Event sẽ là một gợi ý tuyệt vời dành cho bạn. Đừng ngại liên hệ ngay nếu bạn đang cần lên kế hoạch chu đáo cho bữa tiệc tất niên hoành tráng nhé!

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website: www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]

One thought on “Checklist hạng mục tổ chức tất niên đầy đủ cùng Bạch Phong Event

  1. Pingback: Gợi ý cách trang trí tiệc tất niên đơn giản nhưng cực ấn tượng

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *