Year end party viết tắt là YEP là bữa tiệc cuối năm có ý nghĩa cực quan trọng. Tùy theo ngân sách và mục tiêu mà mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình tổ chức khác nhau. Vậy đâu là quy trình tổ chức year end party chuẩn nhất? Phải bắt đầu từ đâu khi bạn chưa có kinh nghiệm tổ chức year end party? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp giúp bạn, cùng theo dõi nhé!

Quy trình tổ chức year end party cơ bản

Luôn có một quy trình tổ chức cơ bản nhất cho các bữa tiệc year end party của doanh nghiệp. Từ quy trình ấy, bạn có thể sáng tạo các ý tưởng để bữa tiệc của mình thêm ấn tượng. Quy trình tổ chức year end party cơ bản sẽ được tiến hành theo các bước sau!

Bước 1: Lên kế hoạch tổ chức year end party

Bước đầu tiên để có được bữa tiệc cuối năm hoàn hảo chính là lập kế hoạch. Cần lên kế hoạch đầy đủ và chi tiết cho các hạng mục quan trọng, bao gồm:

  • Kế hoạch về thời gian tổ chức tiệc
  • Kế hoạch về địa điểm tổ chức 
  • Kế hoạch truyền thông nội bộ để thu hút sự quan tâm của toàn thể nhân viên công ty. 
to-chuc-year-end-party-1
Cần có kế hoạch rõ ràng để lựa chọn được địa điểm như ý

Bước 2: Lên ý tưởng cho chương trình year end party

Chương trình ấn tượng và thành công chính nhờ ở ý tưởng tổ chức. Vì vậy, người tổ chức cần sáng tạo, linh hoạt để đưa ra những ý tưởng phù hợp. Ý tưởng year end party cần:

  • Phù hợp với ngân sách
  • Phù hợp với mục tiêu chương trình 
  • Phù hợp với địa điểm, không gian và thời gian tổ chức
  •  Phù hợp với số lượng khách mời tham dự year end party.
to-chuc-year-end-party-2
Ý tưởng tổ chức độc đáo giúp chương trình thêm ấn tượng và đáng nhớ

Bước 3: Thiết kế kịch bản tổ chức year end party

Đây là bước quan trọng để bạn hình dung chi tiết những gì sẽ diễn ra trong bữa tiệc. Ngoài ra, nếu người tổ chức không phải người đứng đầu doanh nghiệp. Kịch bản cần được sự đồng ý và kiểm duyệt từ cấp trên để đảm bảo tính chính xác. 

Ở bước này, bạn hãy dựa vào ý tưởng tổ chức để đưa ra kịch bản phù hợp. Đề xuất những hoạt động và sắp xếp thứ tự hợp lý các hoạt động trong chương trình. Sao cho đảm bảo đầy đủ nội dung mà không gây nhàm chán.

to-chuc-year-end-party-3
Kịch bản tổ chức cần được sự đồng ý thông qua của lãnh đạo công ty

Bước 4: Chuẩn bị các công tác tổ chức

Chuẩn bị là khâu tốn nhiều thời gian và công sức nhất. Để tổ chức year end party hoàn hảo như ý, bạn cần chuẩn bị trước rất nhiều thứ. Có thể kể đến như:

  • Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp
  • Chuẩn bị thiết kế và in thư mời year end party
  • Chuẩn bị backdrop và các ấn phẩm truyền thông
  • Chuẩn bị các hạng mục trang trí theo ý tưởng tổ chức
  • Thuê đơn vị tổ chức year end party chuyên nghiệp nếu công ty không có nhân sự tổ chức.
  • Thuê thiết bị cần thiết như màn hình LED, âm thanh, ánh sáng,…
  • Thuê nhân sự sự kiện gồm MC, lễ tân,…
  • Chuẩn bị đạo cụ cho các tiết mục trong chương trình
  • Chuẩn bị quà vinh danh, quà tri ân khách mời.
to-chuc-year-end-party-4
Có rất nhiều thứ cần chuẩn bị để bữa tiệc diễn ra thành công

Bước 5: Khảo sát và thi công địa điểm tổ chức year end party

Sau khi đã chọn được địa điểm, tốt nhất bạn nên đến tận nơi để khảo sát và đặt chỗ. Bởi cuối năm rất nhiều doanh nghiệp đều tổ chức tiệc nên vấn đề full chỗ rất thường gặp. Ngoài ra, để bữa tiệc year end party được diễn ra như dự kiến. Bạn cần thi công, bố trí địa điểm sao cho phù hợp với ý tưởng tổ chức.

to-chuc-year-end-party-5
Nên thi công địa điểm tổ chức phù hợp với ý tưởng chương trình

Bước 6: Thực hiện chương trình year end party

Trước 1 ngày diễn ra chương trình, bạn cần đảm bảo mọi thứ đều đã sẵn sàng. Hãy trao đổi và thống nhất lại với đội ngũ tổ chức, với MC hay nhân viên tại địa điểm. Để đảm bảo phối hợp ăn ý, không phát sinh rủi ro trong bữa tiệc. Đảm bảo year end party diễn ra suôn sẻ theo đúng kịch bản và những dự tính ban đầu.

Thông thường, một chương trình year end party sẽ gồm những phần cơ bản sau:

  • Khai mạc: Là lời chào mừng của MC, các tiết mục mở màn và đại diện lãnh đạo phát biểu.
  • Tổng kết hoạt động của công ty trong năm vừa qua. Cùng nhìn lại những gì đã làm được và chưa làm được.
  • Tri ân, tuyên dương những cá nhân, tập thể xuất sắc đã có nhiều cống hiến.
  • Những tiết mục văn nghệ giao lưu đặc sắc, gameshow vui nhộn,…
  • Khai tiệc và dùng tiệc, giao lưu giữa các đồng nghiệp
  • Phần bế mạc chương trình: Gửi lời cảm ơn đến khách mời và chụp hình lưu niệm.

Tùy thuộc vào ý tưởng tổ chức year end party mà có thể thay đổi nội dung cho phù hợp. Tuy nhiên, những phần trên đây là những phần cơ bản nhất không nên bỏ ra khỏi bữa tiệc.

to-chuc-year-end-party-6
Trước ngày diễn ra chương trình nên tổng duyệt để kịp thời xử lý rủi ro

Bạch Phong Event có quy trình tổ chức tiệc tất niên cụ thể 

Bạch Phong Event là đơn vị tổ chức year end party uy tín, chuyên nghiệp. Là người đồng hành của rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ. Nếu công ty bạn không có đội ngũ chuyên tổ chức chương trình cuối năm. Bạch Phong Event sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn.

Bạch Phong không chỉ tư vấn và hỗ trợ từ A đến Z. Mọi công tác tổ chức đều có quy trình cụ thể, rõ ràng để khách hàng dễ dàng theo dõi. Từ khâu khảo sát địa điểm đến khâu tổ chức đều được chú trọng, tỉ mỉ. Đáp ứng mong muốn và nhu cầu của doanh nghiệp.

to-chuc-year-end-party-7
Bạch Phong Event có đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Như vậy, bài viết trên đây đã điểm qua quy trình tổ chức year end party cơ bản mọi doanh nghiệp đều có thể áp dụng. Bạn có thể tham khảo thêm các ý tưởng tổ chức để có cho mình quy trình phù hợp. Ngoài ra, để được tư vấn và hỗ trợ tổ chức tất niên theo quy trình rõ ràng. Đừng ngại liên hệ ngay với Bạch Phong Event nhé!

Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong | Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website: www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *