Hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay đều trích một phần ngân sách để tổ chức tất niên hàng năm. Tại sao lại như vậy? Tiệc tất niên cuối năm mang đến ý nghĩa to lớn gì và kinh nghiệm nào để tổ chức được chương trình tất niên hoàn hảo? Cùng theo dõi những chia sẻ bổ ích trong bài viết dưới đây bạn nhé!

Tầm quan trọng của tổ chức tất niên

Tất niên là bữa tiệc quan trọng để tổng kết một năm vừa qua. Có ý nghĩa đặc biệt đối với mỗi cá nhân, mỗi gia đình, mỗi tổ chức và doanh nghiệp. Đối với gia đình, tất niên là dịp để con cháu quây quần, sum vầy, tiễn năm cũ đi chào năm mới đến. Đối với doanh nghiệp, tất niên là dịp để toàn thể cán , nhân viên họp mặt, gắn kết. Cùng nhìn lại những thành công đã đạt được cũng như đề ra những mục tiêu cho năm mới phát triển hơn. 

Không những vậy, tất niên còn là sân khấu vinh danh những cá nhân xuất sắc, tiếp thêm động lực cố gắng trong năm mới. Là bữa tiệc cùng nhau vui chơi sau những nỗ lực không ngừng nghỉ suốt một năm qua. Đặc biệt, tất niên cũng là một phần quan trọng giúp xây dựng hình ảnh công ty trước công chúng.

kinh-nghiem-to-chuc-tat-nienn-1
Tiệc tất niên là dịp để gắn kết nội bộ, tổng kết hoạt động một năm vừa qua

Kinh nghiệm tổ chức tất niên ấn tượng từ A đến Z

Tổ chức chương trình tất niên không quá khó! Tuy nhiên để có được một bữa tiệc tất niên ấn tượng, thành công và trọn vẹn cảm xúc là điều không hề dễ dàng. Đặc biệt với những ai chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức lại càng khó khăn. Đừng lo lắng, bỏ túi ngay kinh nghiệm tổ chức tất niên từ A đến Z ngay dưới đây!

Đặt mục tiêu rõ ràng

Mỗi chương trình khi được tổ chức đều hướng đến những mục tiêu nhất định. Và tổ chức tiệc tất niên cũng vậy. Mục tiêu thông thường của tiệc tất niên có thể là tạo được không gian vui vẻ, ý nghĩa, gắn kết và tạo động lực, khích lệ cho mỗi nhân viên. Bên cạnh đó cũng có những mục tiêu lớn hơn như để quảng bá hình ảnh công ty, thương hiệu hay tạo được tiếng vang trước truyền thông,… Tùy vào nhu cầu và khả năng mỗi doanh nghiệp.

Dựa vào những mục tiêu cụ thể được đặt ra, ban tổ chức tiệc tất niên sẽ đưa ra những phương án hợp lý về địa điểm, hình thức, thời gian, ý tưởng tổ chức. Bởi lẽ đó, đặt mục tiêu rõ ràng có ý nghĩa quan trọng trước khi bắt đầu công tác tổ chức.

kinh-nghiem-to-chuc-tat-nien-2
Tùy vào ngân sách và quy mô công ty sẽ có mục tiêu tổ chức tất niên khác nhau

Lựa chọn ý tưởng tổ chức tất niên ấn tượng

Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của chương trình chính là ý tưởng. Ý tưởng tạo ra sự khác biệt, sự độc đáo cho bữa tiệc tất niên công ty qua các năm. Cũng là điểm nhấn tạo ấn tượng và lấy được cảm xúc mỗi khách mời tham dự.

Vậy nên việc lựa chọn ý tưởng tổ chức tất niên ấn tượng là thật sự cần thiết. Có được ý tưởng hay, xem như đã thành công được một phần lớn. Có được ý tưởng sẽ giúp định hướng những công tác chuẩn bị tổ chức dễ dàng hơn. Một số ý tưởng tổ chức thú vị như: Lễ hội hóa trang, buổi dạ hội,…

Lập danh sách khách mời dự kiến

Khách mời tham dự là thành phần không thể thiếu trong tiệc tất niên. Và cũng là vấn đề dễ dẫn đến rủi ro nhất. Để đảm bảo chuẩn bị chu đáo và đầy đủ, dự trù được kinh phí chính xác, tránh hao hụt hay lãng phí ngân sách. Bạn cần lập danh sách khách mời dự kiến tương đối. 

kinh-nghiem-to-chuc-tat-nien-3
Lập danh sách khách mời dự kiến giúp chuẩn bị tổ chức tất niên chu toàn

Khi có được danh sách khách mời dự kiến. Những công tác như đặt tiệc hay lựa chọn địa điểm sẽ trở nên dễ dàng hơn. Những tiết mục trong chương trình cũng đảm bảo diễn ra suôn sẻ hơn.

Chọn địa điểm tổ chức tất niên hợp lý

Tùy vào mục đích, yêu cầu, kinh phí và số lượng khách mời, bạn cần lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Có thể là trong nhà, cũng có thể tổ chức ngoài trời. Để đảm bảo tránh được rủi ro không mong muốn, bạn cũng cần xem xét kỹ về thời tiết để đưa ra quyết định phù hợp. 

Địa điểm tổ chức tiệc tất niên nên là những địa điểm gần trung tâm, có bãi giữ xe, di chuyển thuận tiện và dễ dàng tìm kiếm. Để đảm bảo tiện lợi nhất, tạo ấn tượng tốt cho khách mời. Đừng quên đến tận nơi khảo sát địa điểm để hiểu rõ hơn. Giúp việc bố trí chương trình được hợp lý nhé!

Địa điểm tổ chức tất niên sang trọng hay gần gũi phụ thuộc vào nhu cầu mối công ty
Địa điểm tổ chức tất niên sang trọng hay gần gũi phụ thuộc vào nhu cầu mối công ty

Đầu tư cách thức tổ chức mới lạ

Một ý tưởng tốt, một địa điểm đẹp hay một danh sách khách mời tương đối thôi chưa đủ. Cách thức tổ chức tất niên cũng rất quan trọng, giúp chương trình không trở nên nhàm chán. 

Một bữa tiệc tất niên thông thường sẽ bao gồm những tiết mục: đón tiếp, tổng kết hoạt động năm vừa qua, khen thưởng và nhập tiệc. Sẽ không có gì hấp dẫn nếu từ năm này qua năm khác đều tổ chức như vật! Hãy biến tấu, thêm vào chương trình những tiết mục thú vị hơn. Có thể là gameshow, tiết mục văn nghệ, giao lưu với các ngôi sao nổi tiếng,…

Duyệt chương trình trước khi diễn ra chính thức

Một chương trình tất niên thành công luôn cần đến những buổi tổng duyệt trước khi diễn ra chính thức. Để biết được những hạng mục chuẩn bị đã đầy đủ chưa, còn thiếu sót gì hay không? Đây là cơ hội cuối cùng để bạn điều chỉnh công tác tổ chức. Đảm bảo tiến độ và phòng ngừa rủi ro. Vậy nên, đừng quên duyệt chương trình trước ngày diễn ra nhé!

kinh-nghiem-to-chuc-tat-nien-5
Luôn duyệt trước chương trình để hạn chế những rủi ro

Chọn đơn vị tổ chức tất niên chất lượng và uy tín

Với những doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong tổ chức tiệc tất niên thì đây sẽ là giải pháp hoàn hảo. Lựa chọn đơn vị tổ chức tiệc tất niên uy tín để được lo từ A đến Z. Tại sao không? Từ việc lên kế hoạch thực hiện, đưa ra ý tưởng, lựa chọn địa điểm hay những công tác setup, hậu cần,… Bạn chỉ cần “đứng sau theo dõi”.

Giữa rất nhiều sự lựa chọn vậy đâu là đơn vị dành cho bạn? Đừng bỏ qua yếu tố chất lượng, uy tín, trách nhiệm khi xem xét lựa chọn các đơn vị tổ chức tất niên. Đảm bảo mang đến chương trình giá trị, hấp dẫn, thành công và trọn vẹn cảm xúc.

Những rủi ro khi tổ chức tất niên nhất định phải biết

Bất cứ sự kiện nào cũng sẽ có những rủi ro nhất định, đòi hỏi sự chuẩn bị chu toàn nhất. Dưới đây là một vài rủi ro thường gặp khi tổ chức tất niê. Bỏ túi ngay để mình không trở thành “nạn nhân” nhé!

  • Số lượng khách mời vượt quá danh sách dự kiến dẫn đến đón tiếp và chuẩn bị thiếu chu đáo.
  • Đơn vị tổ chức sự kiện đến trễ. Điều này khiến công tác setup và tổ chức bị cập rập, không suôn sẻ.
  • Lỗi kỹ thuật, âm thanh ánh sáng gặp sự cố khi đang diễn ra chương trình.
  • Xuất hiện những thành phần khách mời uống quá chén. Dễ gây ra mâu thuẫn, xung đột, xô xát và những hệ lụy khác.
  • Nội dung chương trình không thú vị, khách mời không hợp tác.
kinh-nghiem-to-chuc-tat-nien-6
Mọi rủi ro đều có thể xảy đến nếu không được tính toán kỹ lưỡng

Như vậy, bài viết trên đây đã điểm qua những kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên ai cũng có thể thực hiện được. Đồng thời cũng nêu ra một số rủi ro có thể gặp phải. Để bạn lưu ý trong công tác tổ chức. Hy vọng, có thể giúp bạn tổ chức được chương trình tất niên ưng ý nhất.

Một gợi ý nhỏ nếu bạn vẫn đang băn khoăn không biết bắt đầu tổ chức tất niên từ đâu. Hay vẫn mãi loay hoay giữa rất nhiều đơn vị tổ chức tất niên. Bạch Phong Event là công ty tổ chức sự kiện uy tín hàng đầu hiện nay. Được rất nhiều công ty, tổ chức lựa chọn. Liên hệ ngay với Bạch Phong Event để được tư vấn tổ chức tiệc tất niên ấn tượng với chi phí cực cạnh tranh nhé!

>> Xem thêm: Tổ chức tiệc tất niên tân niên cùng “người đồng hành” đặc biệt

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *