Theo dòng thời gian thì mỗi năm trôi qua, hầu hết mọi doanh nghiệp hay cơ quan đều phải tổ chức sự kiện hội nghị nhằm tổng kết những tình hình hoạt động và vạch ra các phương hướng đi trong những năm tiếp theo.

Tuy nhiên, để có một buổi hội nghị gặp mặt một cách quy mô lớn và chuyên nghiệp thì phải lựa chọn một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như Bạch Phong Event. 

Nhằm góp phần tạo dựng niềm tin với khách hàng, Bạch Phong Event xin gửi đến các bạn quy trình, cách thức xây dựng sự kiện hội nghị uy tín, chất lượng.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỘI NGHỊ CHUYÊN NGHIỆP

CÁC BƯỚC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CHUYÊN NGHIỆP

Có 5 bước để tạo ra một hội nghị chuẩn, cụ thể như sau :

Bước 1: Xác định chủ đề hội nghị

Phải xác định chủ đề rõ ràng và cụ thể. Chủ đề chương trình chính là cơ sở để lên kế hoạch và thực hiện các bước tiếp theo dễ dàng hơn. Đồng thời, việc xác định chủ đề trước khi tổ chức cũng giúp bạn có thể tổ chức hội nghị xoay quanh đó và tránh được tình trạng lạc đề.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch chi tiết và địa điểm tổ chức

Cần thể hiện được các yếu tố sau:

  • Xác định mục tiêu tổ chức hội nghị;
  • Nghiên cứu đối tượng và lên danh sách khách mời tham dự hội nghị;
  • Xây dựng nội dung chính sẽ truyền đạt trong chương trình và ước lượng thời gian chương trình cụ thể;
  • Xây dựng ngân sách chi tiết cho việc tổ chức hội nghị;
  • Xây dựng kịch bản chi tiết của hội nghị và dự trù phương án đối phó với những rủi ro có thể xảy ra.

Sau khi có một kế hoạch đầy đủ, mối quan tâm tiếp theo là địa điểm tổ chức hội nghị. Thông thường, những hội nghị nhỏ sẽ được tổ chức ngay tại hội trường công ty. Tuy nhiên, một số hội nghị có quy mô lớn sẽ được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hay trung tâm hội nghị.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỘI NGHỊ CHUYÊN NGHIỆP 2

Bước 3: Xác định thời gian tổ chức

Việc xác định thời gian tổ chức hội nghị sẽ phụ thuộc khá nhiều vào đối tượng tham gia. Cần chọn thời gian để hầu hết các đối tượng khách mời có thể tham dự hội nghị. Phần lớn các hội nghị sẽ được tổ chức vào cuối tuần.

Bước 4: Chuẩn bị và tiến hành tổ chức hội nghị

Sau tất cả các bước trên, chúng ta sẽ tiến vào giai đoạn chuẩn bị tiến hành hội nghị. Các công việc cần chuẩn bị là: thiết lập một không gian tổ chức, chuẩn bị các dịch vụ ăn uống kèm theo, truyền thông sự kiện, in tài liệu cho khách mời,…

Như vậy, bạn đã gần như hoàn thành quy trình tổ chức 1 hội nghị. Chúng ta sẽ tiến vào nội dung chính, đó là tổ chức hội nghị. Trong khi tổ chức, cần đón tiếp khách mời chu đáo và sắp xếp vị trí hợp lý. Đặc biệt, cần điều phối hội nghị diễn ra theo đúng kịch bản và khắc phục kịp thời những sự cố phát sinh.

Bước 5: Kết thúc chương trình

Cuối cùng, có thể tặng quà cho khách mời tham dự hội nghị. Đừng quên gửi kèm tài liệu để khách mời có thể nghiên cứu khi về nhà. Đánh giá nội dung và rút kinh nghiệm để có thể tổ chức hội nghị thành công hơn cho lần sau.

TỔ CHỨC SỰ KIỆN HỘI NGHỊ CHUYÊN NGHIỆP 3

NHỮNG GÌ BẠCH PHONG EVENT MANG LẠI

Chúng tôi cam kết sẽ thực hiện đầy đủ các bước tiến hành trên và mang đến một dịch vụ tổ chức sự kiện hội nghị chuyên nghiệp uy tín và chất lượng. Những nỗi lo của khách hàng là điều mà Bạch Phong Event không bao giờ bỏ lỡ:

– Khách hàng lo lắng sự kiện không độc đáo?

Bạch Phong Event luôn đi đầu về ý tưởng tổ chức chương trình hội thảo sáng tạo, ấn tượng, luôn bám sát vào mục đích và yêu cầu của khách hàng.

– Khách hàng mong muốn sự khác biệt, không “lối mòn”?

Bạch Phong Event luôn chuẩn bị các trò chơi, tiết mục đa dạng và được đầu tư bài bản trong mọi hoàn cảnh

– Khách hàng lo sợ về chất lượng nhân viên, chương trình?

 Với Bạch Phong Event luôn là một đội ngũ nhân viên đam mê với công việc, không ngừng phấn đấu học hỏi và nhận được sự tín nhiệm nhiều hơn của khách hàng. Luôn tuân thủ những quy định trong quy trình tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp, kỹ lưỡng.

– Khách hàng lo lắng về mức chi phí?

Bạch Phong Event cam kết sẽ đưa đến quý khách hàng một mức chi phí tổ chức vô cùng hợp lý

– Sự quan tâm đến khách hàng cũng là một phần giúp Bạch Phong Event luôn dẫn đầu?

 Luôn tôn trọng và tận tình hỗ trợ từ vấn cho khách hàng từ những khâu nhỏ, đơn giản nhất. Đề cao tinh thần trách nhiệm, lấy sự hài lòng của khách hàng làm trọng tâm

Nếu quý khách vẫn đang loay hoay tìm kiếm một đơn vị tổ chức hội nghị có thể đem lại chất lượng hoàn hảo? Vậy đừng do dự nữa! Hãy liên hệ ngay với Bạch Phong Event để được tư vấn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Đồng thời được trải nghiệm một bữa tiệc thật hoành tráng, thật nhiều dấu ấn nhé!

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:

Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Bạch Phong Event | Communication | Media

  • Văn phòng: 02 Hoa Phượng, Phường 02, Quận Phú Nhuận, TP. HCM
  • Chi nhánh: 21 Đường A4, Phường 12, Quận Tân Bình, TP. HCM
  • Hotline: 0909.260.562 – 028.2214.2022
  • Website: www.bachphongevent.vn
  • Email: [email protected]

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *